Les clés d’une bonne organisation

Prévoir, planifier, gérer l’inattendu… voilà quelques clés pour diminuer le stress, gagner en efficacité, en sécurité et en confort de travail.

Prendre le temps de la réflexion

S’organiser : c’est avant tout savoir se poser, réfléchir pour que les travaux prévus se déroulent de façon rationnelle avec au bout du compte la satisfaction du travail bien fait. Vous avez certainement eu l’expérience d’un engagement trop rapide dans des travaux et de vous apercevoir après coup qu’il manquait quelque chose, que cela aurait pu être mieux réalisé ou plus vite, voire autrement. Les compétences d’un exploitant agricole sont multiples. Tour à tour conducteur, mécanicien, bricoleur, observateur, soigneur ou encore gestionnaire, sans pour autant être un spécialiste, qui lui, connaît les ficelles pour s’organiser dans son domaine. D’une manière générale, la priorité est de hiérarchiser les tâches à accomplir par leur importance et leur degré d’urgence et les avoir présentes à l’esprit.

Préparer un chantier

Prévoir en amont les différentes étapes et le déroulement d’un chantier (ensilage, récolte, semis, plantation…) ainsi que toutes les tâches annexes est un bon moyen de s’assurer une bonne coordination des travaux, éviter les trajets inutiles, ne pas courir chercher du matériel à chaque instant.Le coût élevé d’achat et de fonctionnement des machines nécessite une optimisation du temps de travail et la minimisation des temps d’arrêt. Malheureusement les arrêts consécutifs à la météo ou les pannes font partie intégrantes de l’activité agricole. Lorsque cela arrive, évaluez d’abord autant que possible la gravité du problème et le temps d’immobilisation pour envisager les tâches que les personnes et les autres machines présentes peuvent effectuer avant la reprise. Ce peut être de l’entretien, du nettoyage voire une autre activité s’il s’avère que le temps d’arrêt sera long. Ayez toujours en tête une liste d’activités de remplacement et cela est particulièrement vrai pour des gros chantiers de travail en commun. N’oubliez pas non plus, qu’un bon entretien du matériel, une gestion optimisée des pièces de rechanges onéreuses, sont un gage de réduction des pannes. Vous avez certainement connu ce genre d’ennuis qui arrivent le soir ou le week-end, lorsque le concessionnaire est fermé !

Un corps de ferme fonctionnel

L’emplacement des éléments du corps de ferme est rarement modifiable. Eviter les allées et venues et les trajets superflus passe par une disposition, une organisation et un équipement des différents postes de travail rationnels. Lors des périodes creuses ou dans les tâches « non productives », efforcez-vous de rationaliser les activités : les heures gagnées sont souvent sous-estimées. Pour cela n’hésitez pas à recourir à un œil extérieur car l’habitude conduit souvent à masquer ce qui peut être amélioré.

Sans oublier le travail de bureau

Les tâches administratives ne sont pas toujours votre spécialité. Dans ce domaine-là également, être bien organisé est une manière d’y passer le moins de temps tout en restant efficace. Préparez la liste de tout ce qu’il faut faire avec un ordre de priorité ; si vous êtes susceptible d’être dérangé par des appels téléphoniques, des représentants… choisissez plutôt les travaux qui nécessitent relativement peu d’attention et réserver les moments de réflexion qui engagent votre exploitation (choix des productions, investissements…) à des moments plus calmes pour prendre les bonnes décisions en toute sérénité. Dans le même ordre d’idée, citons les nouvelles technologies des outils d’aide à la décision ou d’informatique embarquée. Familiarisez-vous avec, en anticipant des réglages de paramètres avant d’en avoir besoin, vous serez pleinement opérationnel dès que vous en aurez besoin.

Organiser, c’est aussi savoir déléguer

Ce n’est pas toujours simple quand on a eu l’habitude de travailler seul ou avec quelques personnes. Pourtant, en présence de salariés ou dans le cadre d’un travail en groupe, la délégation est un facteur de bonne gestion d’un entrepreneur. Le nombre et la complexité croissante des tâches requièrent une attention qui oblige bien souvent à confier le suivi et l’exécution de certaines d’entre elles à d’autres personnes. Mais déléguer ne veut pas dire simplement se décharger. C’est aussi responsabiliser des personnes, faire confiance, donner des consignes claires, des objectifs… Dans les premiers temps, il faudra probablement accompagner le délégataire et s’organiser pour en prendre le temps. Quand le travail est terminé et bien réalisé, faites preuve de reconnaissance, c’est un motif de satisfaction pour vous mais aussi un facteur de motivation pour le ou les délégataires. Une confiance mutuelle est un gage de sérénité dans le travail. Si vous avez l’impression de ne pas savoir déléguer, posez-vous la question : pourquoi ? Cela vous aidera à trouver la solution. Enfin, si l’ampleur des travaux dépasse votre capacité d’intervention en temps ou en matériel, il vous reste toujours la possibilité d’avoir recours à un sous-traitant.