Les salariés bénéficient chaque année de congés payés, dont le solde doit être obligatoirement utilisé avant la date limite fixée au 31 mai de l’année suivante.
Ainsi, les congés 2023/2024 doivent être soldés au plus tard le 31 mai 2025. Cette règle vise à prévenir les situations où les salariés accumuleraient des jours de congés sans les utiliser, nuisant à leur équilibre entre vie professionnelle et personnelle.
Fixation de la période de prise des congés et des dates des départs en congés
La période de prise des congés et l’ordre des départs peuvent être fixés par un accord d’entreprise ou d’établissement ou, à défaut, une convention ou un accord de branche. À défaut d’accord, c’est à l’employeur de les fixer, après avis du Comité Social et Économique s’il existe dans l’entreprise.
Le salarié ne peut donc pas décider lui-même de ses dates de congés.
Chaque salarié doit être informé individuellement de ses dates de vacances au moins un mois à l’avance.
Les risques liés à l’absence de planification
Un manque de préparation peut entraîner plusieurs conséquences négatives :
- Perte de droits pour les salariés : les jours non pris risquent d’être perdus, sauf exceptions (maladie, maternité et autres cas prévus par les textes applicables dans l’entreprise).
- Pression organisationnelle : une prise de congés non planifiée en fin de période peut créer des perturbations dans les équipes et affecter la productivité.
- Risques juridiques : en cas de litige, l’employeur peut être tenu pour responsable si les conditions nécessaires à la prise des congés n’ont pas été mises en place.
En cas de non-utilisation des congés à l’échéance, l’employeur peut être tenu responsable, sauf si le salarié a lui-même refusé de prendre ses congés malgré plusieurs relances.
Comment organiser efficacement les congés payés ?
- Informer les salariés : communiquez régulièrement sur les délais et les conséquences d’une non-utilisation des congés.
- Mettre en place un calendrier : encouragez les salariés à planifier leurs congés dès le début de l’année. Un outil collaboratif peut faciliter cette démarche.
- Superviser l’état des congés : suivez régulièrement les soldes de congés pour anticiper d’éventuels ajustements.
- Privilégier le dialogue : en cas de contraintes professionnelles, discutez avec les salariés pour trouver des solutions adaptées.
Ordre des départs en congés
L’ordre des départs en congés est fixé en tenant compte des critères suivants :
- la situation de famille des salariés, notamment la présence au sein du foyer d’un enfant ou d’un adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie,
- l’ancienneté,
- l’activité chez un ou plusieurs autres employeurs.
Modification des dates de congés
Seules des circonstances exceptionnelles autorisent l’employeur à changer les dates de vacances moins d’un mois avant la date prévue (exemple : mise en redressement judiciaire).
En tout état de cause, rien n’interdit aux parties de se mettre d’accord, à tout moment, sur un changement des dates de congés.
Attention, vous ne pouvez pas verser d’indemnité compensatrice à la place de la prise effective des congés, de dispositif n’est prévu que si le salarié quitte l’entreprise.
Par Agnès Clément, Juriste Droit Social
Article issu de la Lettre aux Employeurs – Retrouvez l’intégralité de la lettre dans votre espace client.
